Contoh Bagan Penanganan Surat Masuk

Bagan penanganan surat masuk sistem kartu kendali

Keterangan:

1. Petugas pos/kurir menyerahkan surat kepada penerima surat
2. Penerima surat menyerahkan surat kepada pencatat surat untuk dibaca dan dicatat dalam KK rangkap tiga.
3. Pencatat surat menerahkan surat beserta lembar KK II dan III kepada pengarah surat untuk diperiksa, dan mengambil KK I kemudian diserahkan kepenata arsip
4. Pengarah surat memeriksa pengisian KK II dan III, menyimpan KK II sebagai kartu kontrol, dan menyerahkan surat beserta KK III kepada unit pengolah melalui TU unit pengolah/sekretaris
5. TU unit pengolah/sekretaris memberi paraf pada kolom pengolah kemudian menyerahkan surat, dan KK III, beserta dua lembar disposisi kepada pimpinan. Jika surat sudah kembali dari pimpinan, KK III dan LD II disimpan, surat dan LD I deserahkan kepada pelaksana sesuai dengan disposisi pimpinan.
6. Jika pelaksana sudah menyelesaikan surat sesuai dengan disposisi pimpinan, surat dan LD I diserahkan kepada TU unit pengolah/sekretaris untuk disimpan
7. Jika surat sudah selesai diproses atau sudah inaktif, surat dan KK III di unit pengolah ditukar dengan KK II pada pangarah surat
8. Pengarah surat selanjutnya memberikan surat dan KK III ke penata arsip untuk ditukar dengan KK I kemudian KK I disimpan pengarah surat.

Namun perlu diperhatikan bahwa tidak semua pengurusan surat masuk selalu menggunakan bagan seperti diatas, penggunaan bagan diatas diperuntukkan bagi kantor dengan tata persuratan yang banyak dan struktur organisasi yang kompleks.

Bagi perusahaan/instansi kecil menengah penanganan surat dapat hanya diurus oleh satu orang pegawai saja.

Semoga Bermanfaat....