Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Badri Munir Sukoco)

Office Management

Judul: MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN (BADRI MUNIR SUKOCO)
Bahasa: Indonesia
Jumlah: 1 Slide
Format Ebook: PowerPoint
Sumber: fe-manajemen.unila.ac.id
Daftar Isi:
MANAJEMEN ADMINISTRASI
1.1 PENGERTIAN DAN FUNGSI
1.2 EVOLUSI TEORI MANAJEMEN
1.3 MANAJER ADMINISTRASI PERKANTORAN
1.4 PROSPEK KARIER

ORGANISASI PERKANTORAN
2.1 PRINSIP ORGANISASI
2.2 STRUKTUR ORGANISASI
2.3 MERANCANG, MENGANALISIS, DAN MENDESKRIPSIKAN PEKERJAAN
2.4 SEKRETARIS DAN KESEKRETARIATAN

SISTEM PERKANTORAN
3.1 KONSEP SISTEM
3.2 ALAT-ALAT SISTEM

KOMUNIKASI PERKANTORAN
4.1 KOMUNIKASI
4.2 KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
4.3 MENDENGARKAN
4.4 KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
4.5 HAMBATAN KOMUNIKASI DAN KIAT UNTUK MENGATASINYA

TEKNOLOGI KOMUNIKASI PERKANTORAN
5.1 TELEKOMUNIKASI
5.2 JARINGAN KOMUNIKASI
5.3 TELEPON
5.4 INTERNET
5.5 TELECOMMUTING DAN TELEKOMUNIKASI
5.6 MANAJEMEN PELAYANAN TELEKOMUNIKASI

MANAJEMEN KEARSIPAN
6.1 MANAJEMEN ARSIP
6.2 MENGORGANISASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN
6.3 SISTEM PENGINDEKSAN

ARSIP MANUAL
7.1 SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL
7.2 PENYIMPANAN ARSIP
7.3 PERENCANAAN RUANGAN
7.4 PEMUSNAHAN ARSIP

MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
8.1 PENDAHULUAN
8.2 MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS
8.3 IMPLEMENTASI ARSIP ELEKTRONIS
8.4 RETENSI ARSIP ELEKTRONIS

PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
9.1 PROSES PENGAWASAN
9.2 PENGAWASAN KUALITAS
9.3 PENGAWASAN KUANTITAS
9.4 METODE PENGAWASAN ALTERNATIF

PENGAWASAN  DAN ANGGARAN BIAYA
10.1 ANGGARAN
10.2 ZERO-BASED BUDGETING
10.3 PENGENDALIAN ANGGARAN
10.4 PENGONTROLAN BIAYA DENGAN BALANCED SCORECARD

KONTROL PRODUKTIVITAS
11.1 PENGUKURAN KERJA
11.2 PROGRAM DAN TEKNIK PENGUKURAN KERJA
11.3 STANDARDISASI KERJA
11.4 TEKNIK PENINGKATAN KINERJA

LAPORAN MANAJERIAL
12.1 LAPORAN
12.2 JENIS LAPORAN
12.3 SISTEMATIKA LAPORAN
12.4 TATA CARA PENYUSUNAN LAPORAN

LAYOUT PERKANTORAN
13.1 TAHAPAN PERENCANAAN
13.2 KONSEP KANTOR TERBUKA
13.3 MEMPERSIAPKAN LAYOUT
13.4 PERALATAN DAN FURNITUR PERKANTORAN
13.5 DESAIN KANTOR MASA DEPAN

LINGKUNGAN PERKANTORAN
14.1 LINGKUNGAN YANG SEHAT
14.2 SISTEM PENCAHAYAAN
14.3 WARNA
14.4 KONTROL SUARA
14.5 UDARA
14.6 MUSIK
14.7 KONSERVASI ENERGI
14.8 KEAMANAN KANTOR

KLIK DI BAWAH INI UNTUK DOWNLOAD

Klik Di sini

 sumber : http://ekhi04.blogspot.com

Mengelola Dana Kas Kecil

1       Pengertian Kas

Kata kas atau cash memiliki berbagai pengertian, antara lain:

1.      Kas berarti tempat menyimpan uang

2.      Kas berarti uang (uang tunai)

3.      Kas berarti tempat membayar dan menerima uang

4.      Dalam kamus Istilah Akuntansi  dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang sewaktu-waktu dapat dicairkan)

Dalam modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah alat pembayaran tunai yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan penerimaan kas tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang disebut buku kas.

Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris) adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.

Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan, biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.

Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).

2       Pengertian Kas Kecil

Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian, transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus. Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik, rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan sebagainya.

     Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.

     Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan. Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.

3       Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan, antara lain:

1.      Formulir permintaan pengisian kembali kas kecil

2.      Formulir permintaaan pengeluaran kas kecil

3.      Jurnal pengeluaran kas     

4.      Buku jurnal kas kecil

5.      Buku laporan penggunaan dana kas kecil

6.      Bukti pengeluaran kas kecil

7.      Alat tulis dan alat hitung.

4       Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil

     Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.

a.    Pembentukan Dana Kas Kecil

     Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan, maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1 kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3. Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas Kecil.

Contoh:          Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00. Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini adalah,

                        Maret 1            Kas Kecil        .................       Rp 100.000,00

                                                            Kas      .............................       Rp 100.000,00

                                                (Untuk mencatat pembentukan kas kecil)

b.    Pembayaran Melalui Kas Kecil

     Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.

     Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil, perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.

c.    Pengisian kembali kas kecil

     Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut, bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal: kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti  keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh  perusahaan, maka bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.

Contoh:         Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil tersebut adalah sebagai berikut:

Maret 15          Biaya Pos        .....................................           Rp 44.000,00

                        Biaya Angkut Pembelian        .............           Rp 18.000,00

                        Perlengkapan Kantor  .........................           Rp 20.000,00

                        Macam-macam Biaya  .........................           Rp   5.000,00

                                    Kas      .....................................................................   Rp 87.000,00

                        (Untuk mengisi kembali dana kas kecil)

     Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak mempengaruhi saldo dana kas kecil.

     Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp 87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan Kas).

     Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet. Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas  dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan lain-lain.

     Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.

     Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat pengendalian intern karena:

1.      Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.

2.      Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu diberi tanda “Telah Dibayar”.

 Semoga bermanfaat....

Pengetahuan Dasar Korespondensi

A.   Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian Informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Melihat dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pihak yang berkomunikasi dapat berupa perseorangan, kelompok atau gabungan di antara keduanya. Secara skematis proses komunikasi dapat digambarkan dalam bagan berikut ini:

Communicator ----------- Message -------------Sign -------------- Communicant

                                                       Feed Back

Keterangan  :

1.       Communicator

Adalah pihak yang memberikan pesan. Komunicator dapat berupa perorangan atau kelompok. Kepentingan Communicator dalam proses komunikasi adalah menyampaikan pesan kepada Communicant. Pihak ini yang mentukan “ Bahasa” apa yang digunakan dalam proses komunikasi.

2.       Message

Adalah pesan, opini, atau fakta yang ingin disampaikan. Semakin kompleks permasalahan yang ingin disampaikan, semakin harus diperhatikan bahasa yang digunakan. Seorang Communicator yang baik akan merumuskan message sesedarhana mungkin sebelum melekukan proses komunikasi.

3.       Sign

Adalah “bahasa” atau media yang digunakan dalam proses komunikasi.  Dibagi menjadi 3 macam, yaitu lisan, tulisan, dan isyarat. Masing-masing jenis komunikasi ini mempunyai keunggulan dan kelemahan sendiri-sendiri.

4.       Communicant

Adalah  pihak yang menerima pesan. Seorang Communicator yang baik akan memperhatikan betul kemampuan, budaya, status sosial, latar belakang pendidikan, usia, dan sebagainya dari pihak ini sebelum melakukan proses komunikasi. Pemahaman dari pihak penerima pesan akan menentukan pemilihan “bahasa” yang tepat.

5.       Feed Back

Adalah umpan balik dari penerima pesan (communicant) terhadap proses komunikasi yang telah dilakukan. Umpan balik inilah yang digunakan oleh pihak pemberi pesan sejauh mana keberhasilan proses komunikasi. Seorang Communicator yang baik akan selalu mengupayakan umpan balik untuk meyakinkan keberhasilan komunikasi. Umpan balik dapat dilakukan secara langsung atau secara tidak langsung. Secara langsung dilakukan dengan cara langsung menanyakan kepada pihak penerima leh pemberi  pesan, sementara cara tidak langsung bisa menggunakan orang lain untuk mengetahui keberhasilan proses komunikasi yang telah dilakukan.

Seperti telah diungkap pada proses komunikasi, cara komunikasi secara lisan, tulisan, dan isyarat. Secara lebih rincike 3 ara komunikasi tersebut dapat dilihat pada uraian berikut ini:

1.       Komunikasi Lisan

Adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara lisan atau verbal. Komunikasi jenis ini peling banyak digunakan karena sangat mudah pelaksanaannya. Komunikasi ini tepat dipergunakan untuk. Mengkomunikasikan masalah yang sederhana, sementara untuk masalah yang bersifat kompleks kurang tepat digunakan.

Kelebihan	Kelemahan
·         Cepat dilakukan,	·         Tingkat ketelitian lemah,
·         Dapat langsung tanpa alat bantu,	·         Sulit dibuktikan,
·         Dapat melihat ekspresi lawan bicara,	·         Persiapan sangat kurang.
·         Dapat diperbaiki langsung bila membuat kesalahan.

2.       Komunikasi Tulisan

Adalah komunikasi yang dilakukan dengan media tulisan. Komunikasi ini timbul karena perkembangan peradaban manusia sehigga komunikasi lisan saja dianggap tidak cukup. Komunikasi tertulis tepat untuk mengomunikasikan hal-hal yang bersifat kompleks, jangka waktu penggunaan komunikasi lama, dan menyangkut banyak orang. Kelebihan dan kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya adalah.

Kelebihan	Kelemahan
·         Pembuktian mudah dilakukan	·         Memerlukan alat bantu
·         Dapat dibaca kembali bila belum jelas,	·         Memerlukan kemempuan berbahasa tulis yang cukup,
·         Dapat dipersiapkan dengan matang.	·         Memerlukan waktu banyak dalam pelaksaan dan menilai umpan balik.

3.       Komunikasi Isyarat

Adalah komunikasi yang dilakukan dengan kode-kode tertentu baik berupa gerakan maupun kode lain yang disepakati oleh kedua belah pihak. Jenis komunikasi dilakukan untuk menjaga kerahasiaan informasi atau kerana ketidakmampuan kedua belah pihak berkomuikasi baik secara lisan maupun tertulis. Secara umum kelebihan dan kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya.

Kelebihan	Kelemahan
·         Kerahasiaan lebih terjaga karena hanya diketahui oleh pihak-pihak yang melakukan komunikasi.	·         Pembuktiannya lemah, menimbulkan salah asumsi terhadap kode yang diberikan.

      B.   Pengerrtian Korespondensi

Korespondensi berasal dari bahassa inggris yaitu Correspondence, yang berarti surat menyurat. Dilihat dari difinisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa korespondensi adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara surat menyurat, atau lebih sederhana dapat dikatakan komunikasi yang dilakukan dengan surat.

Karena dilakukan dengan media tersebut, maka dapat dipastikan kedua belah pihak yang saling bekomunikasi tidak berhadapan secara langsung. Permasalahan utama dan klasik timbul karena budaya tulis kita kalah dibandingkan dengan budaya bicara dan dengar, sementara untuk jenis komunikasi ini sangat diperlukan. Untuk meningkatkan budaya tulis dan baca, maka praktik membaca dan menulis harus ditingkatkan, Kemampuan baca dapat ditingkatkan dengan membaca apa saja referensi yang dianggap mendukung seperti surat kabar, novel, buku, dan sejenisnya. Sementara kemampuan tulis dapat ditingkatkan dengan melatih tulis dan akan lebih mudah dengan menulis hal-hal yang sederhana misalnya buku harian.

     C.    Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Korespondensi

1.      Pihak Pemberi Pesan

Pemahaman pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis yang digunakan. Untuk diperlukan pemahaman mengenalbahasa tulis yang baik secara umum bahasa tulis yang baik yaitu:

·         Jelas

Pengertian jelas di sini adalah jelas mengenai maksud penulisan surat maupun jelas pada penulisannya, jika penulis menulis surat dengan tulisan tangan, maupun tata bahasa yang digunakan, untuk mencapai maksud ini seorang Penulis surat harus memikirkan topik permasalahan secara matang dan mengumpulkan data pendukung, bila permasalahan pada tulisan tanganya, maka seorang penulis harus mengupayakan bentuk tulisannya agar mudah dibaca, sementara agar tata bahasa yang digunakan tepat Peulis harus mempelajari kaidah Tata Bahasa Indonesia serta rajin membaca dan menulis sehingga kemampuannya semakin meningkat.

·         Singkat

Pengertian singkat di sini adalah langsung pada pokok permasalahan tanpa melupakan kaidah sopan-santun dalam menulis surat. Permasalah yang sering timbul pada diri kita sebagai Bangsa Timur adalah kaidah sopan-santun terlalu panjang dibandingkan dengan materi pembicaraan itu sendiri.

·         Menggunakan bahasa yang umum

Bahasa yang umum di sini berarti bahasa yang biasanya digunakan. Memang betul, bahasa yang digunakan dapat menunjukkna citra atau image si Pembuat surat, tetapi bila maksud yang di tuju tidak sampai proses komunikasi tidak berhasil seperti diharapkan. Sehingga sebelum menggunakan bahasa asing atau bahasa daerah, Penulis surat harus berpikir, umumkah bahasa tersebut digunakan dalam kehidupan sehari-hari terutama bagi pembaca? Hal ke dua yang harus diperhatikan adalah kebenaran dan istilah tersebut, karena jangan sampai usaha untuk meningkatkan citra justru berakibat sebaliknya sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau istilah bahasa yang digunakan.

·         Menggunakan standar penulisan yang umum

Yang dimaksud dengan standar penulisan yang umum bukan berarti standar penulisan baku seperti dalam tata bahasa baku Bahasa Indonesia, tetapi dengan melihat obyek surat tersebut ditujukan. Bila surat tersebut ditujukan kepada sahabat, keluarga, atau rekan akrab di mana sudah dipahami kebiasaan, tingkah laku, budaya, dan sebagainya justru penggunaan bahasa baku iti akan mengurangi kadar keakraban. Bahasa baku tepat digunakan untuk komunikasi tertulis formal seperti surat dalam hubungan kerja, relasi pengajaran, dan sebagainya.

2.      Pihak yang Diberi Pesan (Communicant)

Pemahaman pada pihak penerima pesan sangat penting karena pihak itulah pesan akan disampaikan. Pemahaman pihakn ini dilakukan dengan melihat latar belakang sosial, pendidikan, budaya, kebiasaan, tingkat sosial dalam kelompoknya dan sebagainya. Diketahuinya latar belakang penerima pesan dapat digunakan sebagai pertimbangan penting untuk menentukan bahasa surat yang digunakan. Bahasa “tinggi” hanya akan menimbulkan kesia-siaan, jika tidak dipahami oleh penerima surat.

       

     D.   EVALUASI PROSES KORESPONDENSI

Evaluasi dalam proses korespondensi adalah upaya untuk melihat efektivitas atau tercapai tidaknya komunikasi tersebut setelah dijalankan. Evaluasi perlu selalu dilakukan untuk melihat hasil dari kegiatan ynag telah kita kerjakan bukan hanya pada proses komunikasi, tetapi seharusnya untuk setiap kegiatan. Tujuan utama dari hal ini adalah sebagai sarana mawas diri agar kegiatan sam dilakukanpada masa yang akan datang lebih baik daripada yang telah  dilakukan sebelumnya.

Evaluasi proses korespondensi dilakukan dengan berbagai cara antara lain:

1.       Memikirkan kembali surat yang telah dikirimkan apakah telah sesuai dengan tujuan semula atu belum sesuai.

2.       Meminta umpan balik / feed back dan penerima pesan baik secara langsung, maupun tidak langsung. Hal paling mmudah untuk melakukan hal ini adalah dengan menilai balasan dari penerima surat. Bila tanggapan sesuai harapan, maka kegiatan korespondensi dapat disebut berhasil, sementara bila masih banyak ditanyakan substansi dari surat tersebut, menandakan ada hal yang belum tepat dan surat yang kita kirimkan. Identifikasi ketidak tepatan tersebut harus cepat dilakukan sebelum mengganggu proses komunikasi berikutnya.

3.       Belajar dari kesalahan-kesalahan yang dibuat. Pepatah Barat mengatakan The experiennces is the best teacher atau pengalaman adalah guru terbaik. Idetifikasi kesalahan-kesalahan yang telah dibuat jangan mengulang kembali kesalahan-kesalahan tersebut karena hanya orang bodohlah yang mengulangi kesalahan untuk yang ke dua kali.

Modul Membuat Dokumen Kantor

Modul tentang kompetensi Membuat Dokumen Kantor ini  merupakan salah satu seri modul yang digunakan untuk program keahlian administrasi perkantoran. Modul ini berkaitan dengan berbagai pengetahuan dan keterampilan  tentang pengelolaan dan pembuatan dokumen-dokumen kantor. Penyusunan modul ini juga disesuaikan   terhadap tuntutan dunia usaha atau dunia industri serta memenuhi tuntutan terhadap persaingan global.

Kompetensi ini sangat penting untuk dipelajari oleh peserta didik pada kompetensi keahlian Administrasi Perkantoran karena dalam dunia karir  mereka yang akan datang  pasti pengelolaan dan pembuatan dokumen sangat diperlukan dan merupakan aktivitas penting dalam dunia perkantoran,usaha  oleh semua organisasi baik swasta maupun pemerintah.

Setelah mempelajari kompetensi ini diharapkan peserta didik menguasai dengan baik tentang pembuatan dan pengelolaan dokumen  sehingga mampu mempraktikkannya dengan baik dalam kegiatan di kantor yang sesungguhnya. 

Download Selengkapnya 

Kunci Jawaban Modul 

Etika dalam Menyampaikan Pendapat

Opini yang beralasan (fakta). Apabila kita terlibat pembicaraan di dalam suatu forum diskusi, berbagai opini yang kita sampaikan, haruslah memiliki dasar atau konsep pemikiran yang jelas serta benar, tidak bernada kasar, berkesan asal-asalan atau sekenanya saja. Dengan kata lain, satu atau sejumlah alasan serta alur pemikiran dengan argumentasi yang tepat dan benar, harus ada di balik opini-opini yang kita sampaikan. Sesuatu yang logis harus dapat kita kemukakan tanpa harus menghadirkan suatu keinginan untuk menciderai perasaan atau hati orang lain.

Tidak menghadirkan opini yang mempertentankan prinsip atau pendapat orang lain dengan sesuatu hal yang tidak sesuai dengan konteks pembicaraan, untuk maksud mengalihkan perhatian atau untuk menyenangkan ego kita semata.

Berusahalah untuk tetap bersikap tenang. Hati boleh panas, namun kepala kita harus tetap dingin. Think fresh. Apabila kita dapat bersikap tenang, kecil kemungkinan, kita bisa terbawa arus suasana emosional. Ketenangan sikap, bisa membuat kita mengendalikan suasana karena sikap tenang yang kita tunjukkan, cenderung membuat kita untuk tidak bertindak gegabah, yaitu mengucapkan kata-kata yang sekenanya, cenderung kasar, tidak bermoral atau tidak beretika.

Biasakanlah untuk berpikir dahulu baru bicara, jangan berbicara dahulu baru berpikir. Use your mind to control yourself and to control what you want to say. Apabila kita menempatkan konsep berpikir terlebih dahulu baru berbicara, kita belajar untuk tidak membuat kesalahan berucap, atau bisa segera mengkoreksi kata-kata yang salah maupun kata-kata yang tak layak diucapkan.

Menyimak dan mencermati pembicaraan (pendengar yang baik), perlu dilakukan agar kita tidak salah dalam memberikan tanggapan maupun memberikan komentar yang menyimpang dari topik yang sedang dibicarakan didiskusikan. Oleh karena itu, pemahaman atau pengertian akan seluruh isi bahan pembicaraan, perlu dilakukan sejak awal.

Gunakanlah tata dan gaya bahasa yang tidak memancing emosi. Pakailah kata-kata yang sederhana sehingga mudah dimengerti dan dipahami, sehingga maksud dan tujuan komentar kita, dapat mudah dicerna orang lain.

Saling menghormati dan menghargai, tanggapan, komentar, maupun pendapat yang diberikan orang lain, sehingga orang lain juga akan menghormati dan menghargai tanggapan, komentar, atau pendapat yang kita sampaikan.

Tidak memotong pembicaraan mungkin, dengan suka memotong perkataan orang lain, kita ingin menguasai forum pembicaraan. Padahal, dengan menghadirkan sikap suka memotong perkataan orang lain, kita justru memperlambat penyelesaian masalah yang sedang dibicarakan.

Jangan pernah menyerang pribadi dari orang yang memberikan tanggapan, komentar, atau pendapat. Karena apabila itu kita lakukan, itu sama artinya, kita melihat selumbar di dalam diri orang lain, sedangkan balok di dalam matanya sendiri, tidak dilihatnya.

 Semoga bermanfaat...

Pengertian Arsip dan kearsipan sistem Abjad

Pengertian arsip
Menurut Etimologi
Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tepat atau gedung tempat menyimpan arsipnya. Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan

Menurut The Liang Gie
Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut Kami
Arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim/ diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.

Tujuan Kearsipan

1. Supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2. Jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3. Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga.
4. Penghematan tempat penyimpanan.
5. Menjaga rahasia arsip.
6. Menjaga kelestarian arsip.
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Asas Kearsipan
Asas kearsipan ada 3 macam, yaitu:

1. 1.    Asas Sentralisasi

Asas Sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:

1. Pengawasan akan lebih efektif dan efisien.
2. Penghematan dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.

Kelemahan asas Sentralisasi:

1. Jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam waktu cepat.
2. Prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.

 2.    Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:

1. Tiap unit yang ada dalam  organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah.

Kelamahan asas Desentralisasi:

1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.

 3.   Asan Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.


Fungsi Arsip
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:

1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:

1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Indeks       
Definisi
Indeks adalah suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan kearsipan.


Filling  Sistem Abjad (Alphabetic Filling System)
Kearsipan sistem abjad adalah penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.
Perlengkapan Filling Sistem Abjad

1. Filling Cabinet, yaitu lemari tempat menyimpan arsip, terdiri dari:
   1. Driver type filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik ke luar-ke dalam, biasanya arsip disimpan secara vertikal.
   2. Lateral filling cabinet, yaitu lemari arsip yang berpintu yang memlpunyai papan alas untuk menaruh arsip. Laci ada 6 yaitu:

 Laci I diberi kode A-D
Laci II diberi kode E-H
Laci III diberi kode I-L
Laci IV diberi kode M-P
Laci V diberi kode Q-U
Laci VI diberi kode V-Z

1.  Guide, yaitu arsip petunjuk atau tanda batas, yang berfungsi sebagai pembatas arsip atau petunjuk arsip yang ada di belakangnya. Guidenya ada 26.
2. Folder, yaitu map arsip, biasanya terbuat dari plastik atau kertas tebal. Folder ada 33.
3. Pelubang kertas
4. Clip
5. Lem
6. Gunting
7. Penggaris
8. Alat tulis

Semoga bermanfaat.....

kearsipan sistem subjek(subjectifal filing system)

1 Pengertian Kearsipan
Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.

Suatu catatan dikatakan arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1. Mempunyai arti
2. Masih mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang No 7 tahun 1971 bab 1 pasal 1 bahwa yang dimaksud dengan arsip yaitu :
1. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan pengertian arsip menurut para ahli :
1. The Liang Gie mengartikan arsip sebagai kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Hal-hal yang perlu diperhatikan lingkup kearsipan atau disebut juga tata kearsipan (record management) meliputi enam kegiatan utama yaitu:
1. Penciptaan arsip/warkat
2. Pemiliha arsip/warkat
3. Pengendalian arsip/warkat
4. Penyimpanan arsip/warkat
5. Perawatan arsip/warkat
6. Pemusnahan arsip/warkat

a. Menurut Milton Reilzfeld, kegunaan arsip yaitu :
1. Values for administrative use
2. Values for legas use (nilai-nilai kegunaan hukum)
3. Values for fiscal use (nilai-nilai kegunaan keuangan)
4. Values for policy use ( nilai-nilai kegunaan politik/kebijakan)
5. Values for historical use (nilai-nilai keguanaan sejarah)
6. Values for research use (nilai-nilai kegunaan penelitian)

b. Menurut Ensiklopedia administratif yaitu
1. Guna informatoris
2. Guna yuridis
3. Guna historis
4. Guna ilmiah

2.2 Sistem Kearsipan
Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah ditentukan, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

Sistem kearsipan yang sesuai dengan teori ilmu kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1) Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2) Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3) Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4) Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5) Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Dari ke lima sistem kearsipan diatas kami akan mencoba untuk memperdalam penjelasan mengenai Kearsipan sistem Subject( Subject filling system).
Subjectical filling

Sistem ini merupakan salah satu sistem penataan arsip berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah yang berhubungan dengan perusahaan. Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melaksanakan sistem subjek atau perihal adalah menemukan terlebih dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam satu harinya, setelah itu kemudian dibuatkan daftar indeksnya.

Berikut ini merupakan salah satu contoh daftar indeks arsip berdasarkan perihalnya :
Tabel  diatas dapat dijelaskan bahwa arsip yang berkodekan :
1.  OP merupakan kumpulan-kumpulan surat yang berhubungan dengan operasi dan
pemasaran, dimana kode surat yang berkodekan op mempunyai sub subjek yaitu
dari op 1 sampai dengan op 4 karena surat masuk yang berkodekan Op sangat banyak sehingga di perlukan pemecahan-pemecahan kata tangkap.

2.  KP merupakan kumpulan surat yang berhubungan dengan data-data pegawai dan
segala sesuatu tentang pegawai, yaitu dengan melakukan pemecahan-pemacahan kode indeks
karena banyaknya pegawai yang ada.

3.  AP  merupakan kumpulan surat yang berhubungan dengan anggaran atau
permodalan yang ada, pada hal ini pemecahan kode indeks tidak perlu dilakukan karena  tidak
begitu banyaknya surat yang masuk.

4.  KEU  merupakan kumpulan surat  yang berhubungan dengan laporan-laporan
keuangan yang terjadi, kode indeks
keuangan tidak ada pemecahan ke dalam sub subjek karena dengan menggunakan
subjek surat yang masuk masih tertampung.

5.LOG merupakan kumpulan  surat yang berhubungan dengan peralatan-peralatan
yang dipergunakan pada bagian adminstrasi,  dalam pengindeksan tidak melakukan pemecahan ke dalam sub subjek karena surat yang berhubungan dengan logistik volume suratnya tidak banyak.

6.SE merupakan kumpulan surat yang berhubungan dengan edaran atau undangan
pada seluruh pegawai, subjek ini tidak di kelompokkan lagi
kedalam sub subjek karena volume suratnya yang tidak banyak.

7.IL merupakan kumpulan surat yang  berasal dari lingkungan.
Kata tangkap ini tidak di lakukan pemecahan karena volume surat yang masuk
tidak terlalu banyak.

Setelah kegiatan mengindeks, selanjutnya dilakukan pengarsipan itu sendiri. Langakah-langkah pengarsipan itu adalah :
1.  Memeriksa dan Membaca
Memeriksa dan membaca isi sangat penting karena untuk mengetahui isi surat, untuk mengetahui
inti permasalahannya dan kepada siapa surat itu ditujukan agar surat dapat  langsung dibaca dan dapat langsung segera dibalas apabila surat tersebut merupakan surat yang ditindak lanjuti.

2.  Penggandaan
Pencatatan ke dalam buku agenda merupakan suatu kegiatan pengarsipan yang
dilakukan oleh bagian administrasi dimana pencatatan ke dalam perum pegadaian dimana pencatatan ke dalam
1.  Memeriksa dan Membaca
Memeriksa dan membaca isi surat yang dilakukan oleh bagian administrasi perum
pegadaian  sangat penting karena untuk mengetahui isi surat, untuk mengetahui
inti permasalahannya dan kepada siapa surat itu ditujukan agar surat dapat
langsung dibaca dan dapat langsung segera dibalas apabila surat tersebut
merupakan surat yang ditindak lanjuti.

2.  Pengagendaan
Pencatatan ke dalam buku agenda merupakan suatu kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh bagian administrasi perum pegadaian dimana pencatatan ke dalam buku agenda setelah surat diterima, di baca, dan diketahui inti permasalahannya dan apabila perlu ditindak lanjuti bisa langsung segera di jawab atau dibalas.

Contoh buku agenda surat

Keterangan :
1.  Nomor urut, merupakan nomor dimana nomor tersebut berdasarkan surat pertama masuk sampai dengan terakhir
2.  Tanggal terima, tanggal surat masuk diterima
3. Nomor surat, digunakan berdasarkan nomor pengiriman surat
4. Tanggal surat, digunakan berdasarkan tanggal surat dibuat
5.  Lampiran, digunakan apabila ada banyak hal yang akan diungkapkan
6.  Hal, digunakan untuk lebih memperjelas isi surat
7.  Menunjuk surat terdahulu, digunakan apabila ada surat sebelumnya
8.  Dikirim Ke, digunakan surat akan dikirimkan kepada siapa
9.  Menunjuk surat berikutnya, digunakan apabila surat akan dikirim kembali
10. Keterangan, digunakan apabila diperlukan

3.  Mengindeks
Mengindeks yaitu mengelompokkan kode-kode  untuk dijadikan kata tangkap,
seperti contoh diatas kata tangkap yang digunakan
yaitu seperti pada arsip kepegawaian, surat yang isinya mengenai data diri
pegawai, kenaikan pangkat pegawai, gaji pegawai, dan semua hal yang
berhubungan dengan kepegawaian memiliki kata tangkap SDM yang berarti
sumber daya manusia atau kepegawaian.

4.  Pengkodean
Pengkodean merupakan pekerjaan memberi tanda, pemberian tanda yang dilakukan yaitu dengan menambahkan cap tanggal kapan surat itu diterima.

5.  Mengklasifikasi
Mengklasifikasi merupakan pekerjaan mengelompokkan sejumlah pokok
masalah.

6.  Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat dilakukan setelah surat di baca, diketahui inti
permasalahannya, di beri cap tanggal sesuai  dengan kapan surat itu masuk, di
catatat ke dalam buku agenda setelah itu surat dapat langsung di simpan sesuai
dengan daftar indeksnya dan disimpan sesuai dengan ordner yang sesuai dengan
daftar indeksnya.

Semoga Bermanfaat......

Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.Pojok Pedia

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Tabel Kearsipan

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

 
 
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
 
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Semoga Bermanfaat.....